- Z uporabo oddaljenega digitalnega podpisovanja lahko podpisniki varno dostopajo in podpišejo pogodbene dokumente vedno in povsod – na osebnem računalniku, tablici ali mobilnem telefonu.
- V podjetju Genis so poenostavili digitalno upravljanje s pogodbami od priprave in usklajevanja do podpisovanja, aktivacije in arhiviranja pogodb.
- Uporaba oddaljenega digitalnega podpisovanja odpravlja tiskanje pogodb in izmenjavo papirnih pogodbenih dokumentov po pošti za potrebe lastnoročnega fizičnega podpisovanja.
- Oddaljeno digitalno podpisovanje skrajša in poceni postopke podpisovanja tudi do 90 odstotkov, pri čemer podjetje pridobi popoln pregled nad pogodbami v podpisovanju ter v posameznem koraku njihovega življenjskega cikla.
- Optimizacija upravljanja s pogodbami lahko privede do finančnih prihrankov v višini vsaj 2 odstotkov vrednosti celotnega pogodbenega portfelja.
Podjetje Genis, ki velja za enega vodilnih proizvajalcev informacijskih rešitev za digitalno poslovanje v gospodarstvu in javni upravi, je nadgradilo svoj sistem za digitalno obvladovanje pogodb z oddaljenim digitalnim podpisovanjem. Z uvedbo oddaljenega podpisovanja, ki temelji na uporabi storitve SETCEE Betrsign, so v podjetju dopolnili dosedanjo rešitev za digitalno podpisovanje z lastno vgrajeno podpisno komponento GenDoxy. Tako so uporabnikom omogočili, da pogodbene dokumente digitalno podpišejo s katero koli napravo, ki ima dostop do medmrežja, in ne samo z osebnim računalnikom oziroma napravo, kjer imajo shranjeno digitalno potrdilo. S tem so v Genisu odpravili še zadnjo prepreko, ki je podjetja zadrževala pri prehodu na popolnoma digitalno upravljanje s pogodbami ter jim omogočili, da v celoti digitalizirajo svoje zunanje in notranje poslovanje.
S poenostavitvami digitalnega podpisovanja do večje uporabe digitalnih pogodb
Podpisovanje pogodb za mnoga podjetja ustvarja zadnji otok papirnih dokumentov. Večina organizacij je namreč že prešla na elektronsko pošiljanje računov in druge poslovne dokumentacije. Prav pogodbe pa še vedno izmenjujejo v papirni obliki in jih tudi potrjujejo fizično z lastnoročnim podpisom. Poleg tega interno uporabljajo še vrsto papirnih dokumentov, ki jih zaposleni podpisujejo lastnoročno.
»V Genisu smo že pred časom ponudili digitalno podpisovanje pogodb, vendar smo uporabljali komponento za digitalno podpisovanje, ki je zahtevala bodisi kvalificiran podpis v spletnem brskalniku bodisi na namenski napravi – na pametni kartici ali USB-ključku,« je razložil Janko Štefančič, direktor podjetja Genis.
Ker takšen način podpisovanja za uporabnike ni bil dovolj enostaven, saj je bil omejen na posamezne naprave in lastništvo kvalificiranega digitalnega potrdila, so v Genisu povezali svoj procesni dokumentni sistem eGenDoc s storitvijo za oddaljeno podpisovanje SETCEE Betrsign. Možnost oddaljenega poslovanja sicer lahko glede na zahteve strank razširijo tudi z uporabo tovrstnih storitev drugih ponudnikov.
"Našim uporabnikom smo želeli omogočiti, da pogodbe podpisujejo na enak način, kot so ga že vajeni recimo pri poslovanju z zavarovalnicami in da to možnost ponudijo tudi svojim poslovnim partnerjem in končnim kupcem." Janko Štefančič, direktor podjetja Genis
Varno in skladno obvladovanje pogodb v digitalni obliki
Z uvedbo oddaljenega digitalnega podpisovanja so v Genisu zagotovili varno, sledljivo in zakonsko skladno podpisovanje pogodb v digitalni obliki. Slednje podjetjem odpravlja zahteve po tiskanju pogodb in arhiviranju papirnih originalov. Ker je celoten proces upravljanja s pogodbami samo še v digitalni obliki, lahko podjetja ustvarijo neposredne stroškovne in procesne prihranke, ki znašajo tudi do dva odstotka vrednosti pogodb. Podjetja bo k prehodu na digitalno upravljanje in podpisovanje pogodb zagotovo pritegnilo tudi dejstvo, da je takšna rešitev v skladu z evropsko in slovensko zakonodajo, od uredb EIDAS in GDPR do zakonskih okvirov, ki jih določajo Zakon o varovanju osebnih podatkov, Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, Zakon o elektronskem poslovanju na trgu ter Zakon o obligacijskih razmerjih.
Kot je še povedal Štefančič, lahko podjetja z uvedbo oddaljenega podpisovanja in Genisovih procesnih dokumentnih rešitev popolnoma odpravijo različne papirne obrazce in druge dokumente, ki jih podpisujejo zaposleni, od nabavne dokumentacije do kadrovskih, organizacijskih in tehničnih dokumentov.
