Nabava je funkcija, ki neposredno vpliva na poslovanje podjetja. Pravzaprav se vsaka napaka ali problem pokažeta v bilanci. Slovenska podjetja so v zadnjih letih doživela direktorske prevare ter kibernetske napade s posrednikom, ki so jih stale po več sto tisoč evrov ter hkrati izgube ugleda pri dobaviteljih.
Različna poročila ter informacije s trga potrjujejo, da se največ direktorskih prevar in napadov s posrednikom zgodi pri utečenem poslovanju z zaupanja vrednimi dobavitelji. Ob analizi incidenta se največkrat pokaže, da bi se poslovni škodi izognili, če bi imeli vzpostavljena ustrezna pravila, procese in nadzorne mehanizme.
Zaradi kompleksnosti poslovanja in števila poslovnih dogodkov je danes praktično nemogoče, da bi poslovanju sledili s papirjem in svinčnikom. Zato tudi v obvladovanje s poslovnimi tveganji vse bolj vstopa uporaba informacijskih rešitev za digitalno obvladovanje delovnih postopkov, kot je Genis e-GenDoc.
»V Genisu pri razvoju informacijskih rešitev že od samega začetka sledimo najboljšim praksam v organizaciji, procesih in pri uporabi tehnologij. Tako razvijamo informacijske rešitve, ki uporabnikom zagotavljajo varno, učinkovito in kakovostno poslovanje. Z drugimi besedami: varnost je v naših informacijskih rešitvah za digitalno poslovanje vgrajena že po zasnovi.«
Janko Štefančič, direktor podjetja Genis.
Kakšne mehanizme za upravljanje s tveganji nudi nabavni proces v e-GenDoc
Povezan in sledljiv proces od oblikovanja nabavne potrebe do plačilnega naloga omogoča, da podjetje pri celotnem nabavnem poslu sledi politiki skladnosti poslovanja. Ta proces vključuje celotno nabavno dokumentacijo, kot so povpraševanja, ponudbe, pogodbe, finančna zavarovanja, prejeti računi, dobavnice in ostala spremna dokumentacija. Poleg tega vsi delovni postopki potekajo po vnaprej opredeljenih pooblastilih in odgovornostih.
Avansnih računov ni možno plačevati na hitro. V primeru zahteve po avansnem plačilu, ki se največkrat pojavi v direktorski prevari, ne bo šlo brez potrjevanja avansnega računa. V kolikor napadalci le uspejo poslati tak dokument, ga lahko vhodna kontrola takoj preveri glede na ostale dokumente, ki jih je že prejela prej od dobavitelja – na primer pretekle prejete račune. Poleg tega mora vsak avansni račun prestati postopek pregledovanja in podpisovanja, v katerem odgovorni za vsebino enostavno preverijo plačilne pogoje, bančna zavarovanja, pogodbena določila ter vse informacije, ki so bile ustvarjene tekom opredelitve posla.
Celoten postopek odobravanja avansnega plačila odgovorni izvedejo premišljeno, pregledno in na osnovi vseh potrebnih informacij za takšne posle. Tudi prevara s posrednikom je v tem primeru težje uresničljiva, saj se hitro odkrije, da oseba na drugi strani ne razpolaga z vsemi dejstvi in se kakršne koli nenavadne zahteve enostavno zavrne. Še lažje pa je, da se vprašljivo elektronsko komunikacijo enostavno preveri s telefonskim razgovorom s poznano osebo pri poslovnem partnerju.
Uporabniki ne morejo spremeniti svojih pooblastil in odgovornosti brez vnaprejšnje odobritve odgovornih ter izvedbe spremembe s strani zadolžene osebe. Podjetje vodi pooblastila in odgovornosti v posebnem šifrantu, in sicer podrobno za posamezne delovne postopke. Ob tem so vse spremembe revizijsko sledljive. Vsi postopki, vključno s pripravo plačilnega naloga, potekajo na osnovi teh pooblastil in odgovornosti. To pomeni, da recimo za uresničitve zahteve po nakazilu avansa ni možno enostavno izpustiti posameznih korakov procesa niti spremeniti pooblastil, kar bi omogočalo, da proces z nekaj kliki izvede ena oseba.
Celotna komunikacija na enem mestu. V procesnem dokumentnem sistemu lahko podjetja za svoje nabavne posle spremljajo tudi celotno e-poštno komunikacijo različnih oseb, ki so aktivne v posameznem poslu. Tako imajo sodelavci vpogled v komunikacijo, tudi ko kateri od akterjev ni dosegljiv in lahko recimo preverijo, kako so potekala pogajanja in usklajevanja posla ter kakšna je tekoča komunikacija z dobaviteljem. Hkrati lahko več ljudi vidi prevarantsko e-poštno sporočilo, kar zmanjša možnost, da bi se ena oseba lahkoverno odločila za izvedbo plačila.
Otežena je tudi prevara z zamenjavo številke tekočega računa. Plačilo se na primer generira na osnovi podatkov v matičnem šifrantu podjetja, kjer je tudi podatek o tekočem računu, katerega uporabnik ne more spremeniti ročno. Sprememba v matičnem registru pa je spet podvržena vnaprej opredeljenemu postopku, ki ga podjetje obvladuje v svojih poslovnih pravilih, standardih in samih informacijskih rešitvah, tipično v poslovnem informacijskem sistemu ERP.
Vpogled v potek vseh dejavnosti, ki so pripeljale do izvajanja posla. V e-GenDoc uporabniki nimajo na voljo samo informacij iz dokumentov in komunikacije, ampak tudi informacijo o poteku dogodkov – kako je potekala priprava nabavnega zahtevka oziroma naročila, kako se je pripravljala in sklepala pogodba, kdo vse je bil na strani podjetja vključen, kdo je za posel odgovoren na strani dobavitelja … Enostavno lahko odgovorni za plačila ali za posamezen posel z revizijsko natančnostjo preveri sosledje dogodkov, izvedene aktivnosti in celo komentarje, ki jih običajno beležijo zaposleni pri skupinskem delu, kot je nabavni proces.
Podjetje zmanjša tveganja odtekanja informacij, saj preko sistema e-GenDoc podrobno spremlja uporabo občutljivih dokumentov in podatkov. Tako po eni strani določa, kdo sploh lahko dostopa in upravlja z občutljivimi podatki. Po drugi strani odkriva vzorce uporabe, ki nakazujejo morebitna zlonamerna dejanja s strani zaposlenih ali celo odkrijejo, da je prišlo do hekerskega vdora.
Lastna kibernetska varnost procesnega dokumentnega sistema otežuje vdore s surovo silo ter preprečuje napade z izsiljevalskimi virusi. S takšnimi dejavnostmi namreč kibernetski napadalci pogosto pridejo do podatkov, ki jim omogočajo nadaljnje škodovanje, tako podjetju kot njegovim poslovnim partnerjem. Zaščita je slojevita, od več nivojskega overjanja uporabnikov ter pravil uporabe in delovanja do šifriranja podatkov ter zaklepanja dnevnikov in revizijskih sledi.
Ključna strateška odločitev pri digitalnem poslovanju
Digitalizacija delovnih postopkov v nabavnem procesu vsekakor izboljša informiranost zaposlenih, poveča preglednost in poenostavi zagotavljanje skladnosti. Vse to pa so ključni vzvodi za preprečevanje izvajanja praks, na katerih temeljijo različne oblike spletnih prevar.
Vsekakor je vnaprejšnja naložba v upravljanje s tveganji bistveno cenejša kot škoda, ki jo podjetje utrpi ob kibernetskem incidentu. Do tega incidenta pa slej ali prej pride. Naložba v takšen procesni dokumentni sistem, ki podpira obvladovanje poslovnih tveganj pri nabavi, je zato v prvi vrsti strateška in predvsem dobičkonosna poslovna odločitev.
